Как получить закрывающие документы для бухгалтерии?

Закрывающие документы на заказные услуги предоставляются в течение 10 (десяти) рабочих дней с даты окончания отчетного периода, в котором услуги были предоставлены.

Электронные копии закрывающих документов хранятся в Панели управления Клиента в разделе Биллинг - Закрывающие документы. Документы доступны для скачивания в течение одного календарного года с даты создания.

Закрывающие документы выставляются на сумму фактического потребления в отчетном периоде: учитываются только фактические дни работы подписок и фактическое количество ресурсов на каждый день.

Для подписок с помесячной оплатой закрывающие документы предоставляются ежемесячно с учетом изменения ресурсов подписок (увеличение/уменьшение/приостановка/возобновление).

Для годовых и бессрочных подписок закрывающие документы предоставляются сразу на весь период подписки или на срок, оставшийся до окончания годовой подписки при приобретении дополнительных ресурсов в течение года.

Оригиналы закрывающих документов будут направлены вам по обычной почте и в системе ЭДО.

Все расходы, отображённые в закрывающих документах, также можно просмотреть в Панели управления Клиента (https://cpt1.cloud.softline.ru/), в разделе Биллинг › История баланса.

Графа Заблокировано отображает расход на текущий отчётный период.

История баланса в Панели управления Клиента

Взаиморасчеты по облачным и подписочным сервисам ведутся по договору в целом.

Вы вносите предоплату за будущий период, исходя из текущего на количества ресурсов в подписке и периода работы подписки на дату выставления счета.

В течение отчетного периода вы можете уменьшить или увеличить количество ресурсов в подписке, приостановить или возобновить подписку. При этом платформа сделает перерасчет: в расходах за подписку будут учитываться только фактические дни работы подписки и фактическое количество ресурсов на каждый день.
Таким образом, сумма фактических расходов за подписку может не совпадать с суммой внесенной предоплаты.

Неиспользованные денежные средства возвращаются на баланс аккаунта. Вы можете использовать баланс для будущих оплат за подписки.

Закрывающие документы выставляются на сумму фактического потребления.

Пример 1:

Вы оплатили полный месяц, но подписка работала только часть месяца.

В этом случае оплата за период приостановки подписки взиматься не будет. Закрывающие документы будут сформированы только за период работы подписки.

Пример 2:

Вы сформировали заказ на добавление ресурсов в годовую подписку, но оплатили счет позднее, через N дней. При этом:

  • Сумма счета была рассчитана на период с даты формирования счета.
  • Ресурсы фактически были предоставлены на N дней позже, сумма расхода за из использование получится меньше.

В этом случае денежные средства за неиспользованные дни будут возвращены на баланс аккаунта. Закрывающие документы будут сформированы только за период с момента фактического добавления ресурсов.

Если вы заказываете подписки по модели «Предоплата», в акте сверки всегда будет отражено конечное сальдо в пользу заказчика. Это связано с тем, что оплата подписки производится до начала отчётного периода, а закрывающие документы предоставляются в течение 10 (десяти) рабочих дней с даты окончания отчетного периода.

Сумма, равная стоимости подписок в текущем месяце, блокируется в Панели управления Клиента. В бухгалтерском учете эта сумма отражается как сальдо в пользу заказчика. В Панели управления Клиента эти денежные средства показаны в разделе Биллинг › История баланса в графе Заблокировано.

Пример:

Вы используете подписку с помесячной оплатой стоимостью 1000 руб. в месяц.

  • 20 июля: вы производите оплату 1000 руб. для продления подписки на август. Сальдо по акту сверки – 1000 руб. в пользу заказчика. Эти деньги заблокированы, закрывающие документы будут предоставлены после окончания отчетного месяца августа.
  • 20 августа: вы производите ещё одну оплату 1000 руб. для продления подписки на сентябрь. Сальдо по акту сверки становится 2000 руб. в пользу заказчика. Из них 1000 руб. заблокировано за август, 1000 руб. заблокировано на сентябрь.
  • 10 сентября: предоставлены закрывающие документы на сумму 1000 руб. за август. Сальдо по акту сверки становится 1000 руб. в пользу заказчика (заблокированные средства на сентябрь). Закрывающие документы на эту сумму будут предоставлены после окончания отчетного месяца сентября.